在一企業流程優化(huà)推進的(de)第三個(gè)月(yuè)的(de)總結會上,生産部、銷售部、采購(gòu)部、财務部、人(rén)力部幾個(gè)重要部門都對(duì)流程優化(huà)項目表達了(le)看法,總體是向好,比之前改進很大(dà)。但接下(xià)與生産部、銷售部員(yuán)工溝通(tōng)時(shí),員(yuán)工卻給出了(le)不同的(de)反響。他(tā)們沒感覺到有什(shén)麽變化(huà),原來(lái)該怎麽請示現在還(hái)是怎麽請示,原來(lái)不順暢的(de)地方依然存在障礙,用(yòng)員(yuán)工的(de)話(huà)就是“一些人(rén)不願失去控制權,信息流動沒有繞開他(tā)們的(de)把控”,員(yuán)工的(de)描述讓我感覺到企業流程優化(huà)像是“穿上了(le)流程的(de)外衣,身體依然是原來(lái)那個(gè)身體”。
企業如何才能将流程優化(huà)“滲透”到業務實際中,在分(fēn)享我的(de)經驗前先重申一下(xià)流程形式化(huà)的(de)三個(gè)重點原因。
1. 信息流不暢
(1)數據孤島:不同部門或系統之間缺乏有效的(de)數據共享和(hé)集成,導緻信息孤島現象。各部門各自爲政,信息無法及時(shí)傳遞和(hé)共享,影(yǐng)響整體協調。
(2)信息滞後:由于信息傳遞渠道不暢或系統響應速度慢(màn),導緻關鍵信息無法及時(shí)獲取和(hé)使用(yòng),影(yǐng)響決策和(hé)執行效率。
(3)數據準确性和(hé)一緻性問題:數據錄入和(hé)傳輸過程中出現錯誤或不一緻,導緻決策依據不準确,影(yǐng)響業務流程的(de)順暢運行。
2. 流程設計不合理(lǐ)
(1)冗餘和(hé)重複步驟:流程中存在不必要的(de)步驟或重複操作,增加了(le)流程的(de)複雜(zá)性和(hé)時(shí)間成本,降低了(le)整體效率。
(2)缺乏标準化(huà):流程缺乏标準化(huà)和(hé)規範化(huà),不同操作人(rén)員(yuán)或部門的(de)執行方式不一緻,導緻流程不穩定和(hé)質量問題。
(3)瓶頸環節:某些關鍵環節處理(lǐ)能力不足或資源配置不合理(lǐ),成爲整個(gè)流程的(de)瓶頸,限制了(le)整體效率的(de)提升。
3. 管理(lǐ)和(hé)協作問題
(1)溝通(tōng)不暢:部門之間缺乏有效的(de)溝通(tōng)和(hé)協作機制,信息傳遞不及時(shí)或不準确,影(yǐng)響整體協調和(hé)效率。
(2)責任不清:流程中各環節的(de)責任劃分(fēn)不明(míng)确,導緻任務推诿或重複勞動,影(yǐng)響流程的(de)順暢運行。
(3)變革阻力:員(yuán)工對(duì)流程改進和(hé)變革的(de)抵觸情緒或缺乏培訓和(hé)支持,導緻新流程難以有效實施和(hé)推廣。
相信看了(le)上述原因,很多(duō)企業會感覺自己也(yě)存在著(zhe)三大(dà)卡點。
![1720411624530891.jpg 1720411624530891.jpg](static/picture/1720411624530891.jpg)
如何解決上述描述的(de)流程的(de)三大(dà)卡點,給大(dà)家分(fēn)享一下(xià)個(gè)人(rén)在一些企業的(de)實際操作心得(de)。
1. 管理(lǐ)和(hé)協作問題
協作是業務流程優化(huà)的(de)非常重要的(de)點,離不開人(rén)的(de)參與,這(zhè)個(gè)點解決的(de)關鍵是要有合理(lǐ)的(de)機制。
(1)溝通(tōng)機制:建立跨部門的(de)溝通(tōng)和(hé)協作機制,定期召開協調會議(yì),确保信息的(de)及時(shí)傳遞和(hé)共享。
(2)責任明(míng)确:明(míng)确各環節的(de)責任和(hé)任務分(fēn)工,建立責任追究機制,确保任務的(de)有效執行。
(3)變革管理(lǐ):通(tōng)過培訓和(hé)支持,提升員(yuán)工對(duì)流程改進和(hé)變革的(de)接受度,推動新流程的(de)有效實施。
2. 流程設計不合理(lǐ)問題
簡化(huà)業務流程,消除重複的(de)、沒有價值的(de)點。可(kě)以通(tōng)過如下(xià)幾點操作:
(1)流程優化(huà):通(tōng)過業務流程分(fēn)析和(hé)優化(huà),消除冗餘和(hé)重複步驟,簡化(huà)流程,提高(gāo)效率。
(2)标準化(huà)和(hé)規範化(huà):建立标準化(huà)的(de)操作規程和(hé)流程規範,确保各環節執行的(de)一緻性和(hé)穩定性。
(3) 瓶頸管理(lǐ):識别和(hé)解決流程中的(de)瓶頸環節,優化(huà)資源配置,提高(gāo)整體流程的(de)處理(lǐ)能力。
![1720411351933763.jpeg 1720411351933763.jpeg](static/picture/1720411351933763.jpeg)
3. 信息流不暢的(de)問題
人(rén)工智能時(shí)代,系統集成和(hé)數據共享平台成爲企業必走之路,通(tōng)過信息技術化(huà),盡可(kě)能繞開人(rén)爲的(de)一些請示、審核,讓更多(duō)的(de)請示、審核者轉爲數據、信息的(de)提供者。
(1)系統集成:通(tōng)過信息系統集成和(hé)數據共享平台,實現各部門和(hé)系統之間的(de)數據互通(tōng)和(hé)共享,消除信息孤島。
(2)實時(shí)監控:引入實時(shí)監控和(hé)預警系統,确保關鍵信息能夠及時(shí)獲取和(hé)響應。
(3)數據治理(lǐ):建立數據治理(lǐ)機制,确保數據的(de)準确性和(hé)一緻性,提高(gāo)決策的(de)可(kě)靠性。
談到流程形式化(huà),其根本原因在于企業管理(lǐ)的(de)權力控制模式,在此模式下(xià),員(yuán)工開展工作的(de)思維方式依然是圍繞“職責”展開,遇到跨部門問題,那道厚厚的(de)“部門牆”仍然難以跨越,造成企業内部管理(lǐ)内耗。所以,我們在流程優化(huà)項目推進中,需要在給高(gāo)層導入新思維的(de)前提下(xià),先做(zuò)機制優化(huà),再做(zuò)流程設計,最後依靠信息化(huà)集成系統把流程真正“沉降”到業務實際操作中。